Datenschutzerklärung

Name und Kontaktdaten des/der Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der Kreisjugendring München-Land im Bayrischen Jugendring, vertreten durch den Geschäftsführer Marcus Fink, Burgweg 10, 82049 Pullach.

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Kristina Müller (), Burgweg 10, 82049 Pullach

Grundlegende Informationen

Der Kreisjugendring München-Land stellt ein Onlineportal zur Beantragung und Bearbeitung von Zuschüssen für die Jugendarbeit zur Verfügung. Das Portal wird von Kreisjugendringen und Jugendverbänden mit individualisierten Anträgen genutzt, d.h. es können neben den Standardfeldern zusätzliche Eingabefelder definiert werden. Die Anträge werden nach Abgabe durch den Antragsteller an die “bearbeitende Stelle” in den Kreisjugendringen bzw. Jugendverbänden weitergeleitet. Die Bearbeiter sehen dabei nur Anträge, die an sie gerichtet sind und haben keinen Zugriff auf andere Anträge. Genauso sehen Antragsteller nur ihre eigenen Anträge und keine Anträge anderer Antragsteller.

Benutzer müssen für die Verwendung des Portals ein Benutzerkonto anlegen. Nach der Registrierung können sie die Berechtigung für eine Gruppierung beantragen. Anträge müssen von bestehenden Berechtigten einer Gruppierung genehmigt werden. Die Verantwortung, dass nur berechtigte Benutzer Zugriff bekommen liegt bei den bestehenden Benutzern in der Gruppierung. Alle Benutzer einer Gruppierung können alle Anträge sehen und bearbeiten, die von dieser Gruppierung abgegeben wurden.

Alle Verbindungen zum Portal sind per SSL verschlüsselt. Das Portal und alle dazugehörigen Daten liegen auf Servern in Deutschland und unterliegen deutschen Gesetzen.

Arten verarbeiteter Daten

Benutzerkonten und Profile

Benutzer müssen für die Verwendung des Portals ein Benutzerkonto anlegen. Dazu werden Name, Emailadresse und Passwort gespeichert. Zusätzlich gibt es die freiwillige Möglichkeit ein Benutzerprofil zu führen. Die Daten werden beim Ausfüllen neuer Anträge als Vorbelegung einzelner Felder verwendet.

Zusätzlich wird die Berechtigungen in den Gruppierungen und deren Historie gespeichert. Dadurch sind die Anträge einer Gruppierung für alle Berechtigte sichtbar.

Anträge und Bearbeitungshistorie

Antragsdaten sind alle Daten, die im Antragsformular eingegeben und abgeschickt werden (u.a. Name, Vorname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse des Antragstellers, Name des Kontoinhabers, IBAN und Kreditinstitut). Außerdem werden bei den meisten Anträgen die Teilnehmerlisten mit Angaben zu Vorname, Nachname, Anschrift, Alter und Unterschrift verarbeitet. Je nach Antrag werden unterschiedliche zusätzliche Felder abgefragt, da jeder Kreisjugendring bzw. Jugendverband eigene Felder für die Anträge definieren kann.

Zu jedem Antrag werden nach Abgabe alle weiteren Bearbeitungsschritte mit Zeitpunkt, Benutzer und Änderung dokumentiert. Dies betrifft auch Nachfragen an den antragstellenden Benutzer bzw. Gruppierung und die Antwort.

Logfiles

Beim Aufruf des Portals werden automatisch allgemeine Informationen erfasst und in Logfiles auf dem Server gespeichert. Zusätzlich werden auftretende Fehler im Browser protokoliert und am Server gespeichert. Die Logfiles beinhalten die aufgerufene Seite, Browsertyp und -version, Referrer (die zuvor besuchte Seite), Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse. Ist der Benutzer angemeldet so wird ggf. auch der Benutzername protokolliert. Bei Fehlern werden ggf. zusätzliche Information zum aktuellen Zustand des Portals gespeichert.

Die Logfiles sind technische Mittel, um Fehler im Portal zu finden, zu analysieren und zu beheben.

Cookies

Das Onlineportal verwendet Sitzungscookies, um den angemeldeten Benutzer über mehrere Aufrufe hinweg zu identifizieren. Mit deaktivierten Cookies kann das Portal nicht verwendet werden.

Permanente Cookies werden verwendet, um den Benutzer auch nach längerer Nicht-Benutzung des Portals zu identifizieren und den Anmeldevorgang zu erleichtern.

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung der Antragsdaten erfolgt

• zur Zwischenspeicherung bis zur Abgabe des Antrags
• zur Weiterleitung an die bearbeitende Stelle
• zur Dokumentation und Archivierung

Die bearbeitende Stelle nutzt die Daten

• zur Prüfung der eingereichten Unterlagen
• zur Feststellung der Berechtigung zur Inanspruchnahme der Förderung
• zur Auszahlung des Förderbetrages
• sowie zur Prüfung der Verwendung

Die Verarbeitung der Logfiles erfolgt zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit des Portals und zur Sicherung der IT-Systeme.

Die Sitzungscookies sind notwendig, um angemeldete Benutzer bei wiederholten Anfragen zu identifizieren und geschützte Daten (z.B. Anträge) nur an berechtigte Benutzer auszugeben.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO zur in Verbindung mit den für die bearbeitenden Stellen von den jeweiligen Jugendhilfeausschüssen erlassenen Zuschussrichtlinien zur Förderung der Jugendarbeit und ist für die Begründung und Durchführung des zugrundeliegenden Antrags zwingend erforderlich.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Logfiles und Cookies ist die Wahrung des öffentlichen Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.

Weitergabe der personenbezogenen Daten

Die Antragsdaten werden nach Abgabe zur Bearbeitung des Zuschussantrags an die bearbeitende Stelle im entsprechenden Kreisjugendring bzw. Jugendverband weitergegeben. Die bearbeitende Stelle ist in jedem Antrag vor Abgabe ersichtlich.

Im Falle einer Revision müssen die gespeicherten Daten an die Mittelgeber (z.B. Landkreis München) weitergegeben werden.

Eine darüber hinaus gehende Weitergabe finden nicht statt.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die Antragsdaten und -historien werden aufgrund gesetzlicher Bestimmungen 10 Jahre aufbewahrt. Um Datenschutzrisiken zu minimieren werden allerdings sensible Daten, wie Teilnehmerlisten oder Kontoverbindungen, spätestens zum Ende eines Antragsjahres, ggf. schon früher ausgeblendet und sind für Benutzer nicht mehr einsehbar.

Nicht abgegebene Anträge werden 6 Monate nach Erstellung gelöscht.

Benutzerprofile (vom Benutzer selber eingetragen Informationen) werden spätestens nach 2 Jahren Inaktivität gelöscht. Die Benutzerkonten selber nach 5 Jahre Inaktivität.

Die Logfiles werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht. Hochgeladene, aber nicht genutzte Dateien (z.B. bei Abbruch eines Antrags) werden nach 24 Stunden gelöscht.

Permanente Cookies bleiben auf dem Endgerät gespeichert, bis sie explizit gelöscht werden. Sitzungscookies werden gelöscht, wenn die Webseite verlassen wird (z.B. Schließen des Browsers).

Betroffenenrechte

Nach der Datenschutzgrundverordnung stehen Betroffenen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung der Daten, falls unrichtige personenbezogenen Daten verarbeitet werden (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, kann die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangt werden, sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt werden (Art. 17, 18, 21 DSGVO).
• Wenn in die Datenverarbeitung eingewilligt wurde und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, besteht gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit. (Art. 20 DSGVO).

Sollten von den genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft der/die Verantwortliche, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz.