Häufig gestellte Fragen

Hier beantworten wir häufige Fragen und geben Informationen zum Zuschussportal.

Welche Kreisjugendringe nutzen das Zuschussportal?

Aktuell nutzen die Kreisjugendringe München-Land, München-Stadt, Rosenheim, Ebersberg und Würzburg sowie die Stadtjugendringe Ingolstadt und Aschaffenburg und der Bezirksjugendring Unterfranken das Zuschussportal.

Wie kann ich mich im Zuschussportal anmelden?

Wenn du dich zum ersten Mal anmeldest, musst du dich registrieren. Du erhältst einen Bestätigungslink per E-Mail. Danach kannst du dich mit deinen Zugangsdaten anmelden.

Gruppierungen und Berechtigungen

Was ist eine Gruppierung?

Eine Gruppierung ist eine Gruppe, die selbst Zuschussanträge stellt, z.B. Pfadfinderstämme, Sportvereine, Trachtenvereine, Pfarrjugenden, Ortsgruppen von Jugendverbänden, Vereine, ggf. Schulen und andere Träger der Jugendarbeit.

Was ist eine Berechtigung?

Berechtigung bedeutet, dass du zu einer Gruppierung gehörst und Anträge für diese Gruppierung stellen kannst. Du kannst Berechtigungen für mehrere Gruppierungen haben, z.B. für einen Trachtenverein und einen Sportverein.

Wie beantrage ich eine neue Berechtigung?

Gehe in dein Profil und klicke auf „Berechtigungen beantragen“. Suche deinen Verband und Verein über die Kürzelsuche oder die Liste bei „Verband“. Wähle die Gruppierung aus, für die du eine Berechtigung beantragen möchtest. Klicke auf „Berechtigung beantragen“.

Wie geht es nach der Beantragung der neuen Berechtigung weiter?

Alle Berechtigten aus deiner Gruppierung oder deinem Verein werden benachrichtigt und können deine Berechtigung freigeben. Du wirst benachrichtigt, sobald jemand deine Berechtigung freigegeben hat.

Gibt es noch keine Berechtigten in deiner Gruppierung, wird der KJR, SJR oder BezJR informiert und muss die Berechtigung freigeben.

Siehe auch: Kein Zugriff.

Was kann ich tun, wenn ich keinen Zugriff auf meine Gruppierung habe, weil die einzige berechtigte Person nicht mehr erreichbar ist?

Falls du keinen Zugriff auf deine Gruppierung hast, weil die einzige berechtigte Person nicht mehr erreichbar ist, beantrage zunächst die notwendigen Berechtigung. Anschließend wende Dich an deinen KJR, SJR oder BezJR. Dieser wird alles Notwendige veranlassen.

Ich finde meinen Verband nicht.

Nutze die Feedback-Funktion und teile uns den fehlenden Verband mit. Diese Funktion ist unten auf jeder Seite zu finden.

Mein Verein/meine Gruppierung ist noch nicht angelegt.

Nutze die Feedback-Funktion und teile uns den fehlende Gruppierung mit. Diese Funktion ist unten auf jeder Seite zu finden.

Was mache ich bei einer Zuständigkeitsänderung?

Wenn du eine Stelle oder Funktion übernimmst, die zuvor von einer anderen Person besetzt war, musst du einen eigenen persönlichen Benutzeraccount anlegen und die notwendigen Berechtigung für deine Gruppierung anfordern. Die Vorgänger kann deine Berechtigungsanfrage dann genehmigen.

Sobald du Zugriff auf die Gruppierung hast, kannst du deiner Vorgängerin oder deinem Vorgänger die Berechtigungen entziehen, damit nur du Zugriff auf die relevanten Bereiche hast. Der bisherige Account deiner Vorgängerin bzw. deines Vorgängers bleibt personengebunden und wird nicht übertragen.

Wie kann ich meine Berechtigung in einer Gruppierung beenden?

Gehe in dein Profil, klicke auf „Berechtigungen“. Dort siehst du alle Gruppierungen, in denen du berechtigt bist. Dahinter findest du jewils den Button „Berechtigung beenden“ um die Gruppierung zu verlassen. Bist du der letzte Berechtigte, musst du zuerst eine*n Ersatzberechtigte*n bestätigen.

Wie kann ich Berechtigungen meiner Gruppierung annehmen oder entfernen?

Gehe im Menü auf den Reiter deiner aktiven Gruppierung. Im Gruppierungsprofil kannst du unter „Berechtigungen“ neue Anfragen genehmigen oder nicht mehr aktive Berechtigte entfernen.

Mein Verband/Verein hat seinen Sitz in einem anderen Landkreis, wie kann ich trotzdem einen Antrag stellen?

Kontaktiere den jeweiligen KJR, SJR oder BezJr. Die Kontaktdaten findest du auf deiner Startseite oder nutze das Feedback-Formular am Ende jeder Seite.

Benutzeraccounts

Was ist ein Profil? Und wie erstelle ich mein Profil?

In deinem Profil kannst du Daten speichern, die du immer wieder für deine Anträge brauchst. du kannst auch andere Daten verwalten, wie deinen Account, deine Berechtigungen und Benachrichtigungseinstellungen. Außerdem kannst du dein Passwort, deine E-Mail und deine Postanschrift ändern.
Erstellen deines Profils: Gehe auf der Startseite zu „Erste Schritte“ und klicke auf „Profil erstellen“.

Wie kann ich meinen Namen ändern?

Hat sich dein Name tatsächlich, z.B. durch Heirat geändert, wende dich an deinen KJR, SJR oder BezJR. Diese werden alles Notwendige veranlassen.
Für Übertragungen auf andere Personen, siehe Account Übertragen.

Darf ich meinen Account gemeinsam mit meinem*r Stellvertreter*in nutzen?

Eine gemeinsame Nutzung eines Accounts durch mehrere Personen ist verboten. Für die Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten im Zuschussportal ist es notwendig, dass ein Account immer nur einer Person zugeordnet ist. Siehe auch Account übertagen.

Um mit mehreren Personen aus einer Gruppierung im Zuschussportal zu arbeiten, können mehrere Accounts Zugriff auf die gleiche Gruppierung bekommen. Alle Personen können dann Anträge für die Gruppierung stellen und Rückfragen beantworten.

Wie kann ich meinen Account auf eine andere Person übertragen, z.B. bei einer Zuständigkeitsänderung?

Dein Benutzeraccount darf nicht auf eine andere Person übertragen werden. Dein Account ist personengebunden und aus rechtlichen Gründen nicht übertragbar. Es ist entscheidend, dass alle Anträge einer eindeutig identifizierbaren natürlichen Person zugeordnet werden können, um Transparenz, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Diese Prinzipien sind notwendig, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und die Integrität des Systems sicherzustellen.
Siehe auch: Namesänderung
Siehe auch: Zuständigkeitsänderung

• Personengebundene Verantwortlichkeit: Jeder Benutzeraccount ist einer spezifischen Person zugeordnet, die für alle mit diesem Account durchgeführten Aktionen verantwortlich ist. Dies gewährleistet, dass Handlungen eindeutig einer Person zugeordnet werden können, was für Verantwortlichkeit und Rechenschaftspflicht notwendig ist.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Um den Prozess transparent und überprüfbar zu halten, müssen alle Handlungen klar dokumentiert und nachvollziehbar sein. Wenn Accounts übertragbar wären, könnte dies zu Verwirrung und Unsicherheit führen, wer tatsächlich für eine bestimmte Aktion verantwortlich ist.
• Rechtliche Konformität: Es gibt rechtliche Vorgaben, die verlangen, dass Benutzerkonten und die damit verbundenen Daten einer bestimmten Person zugeordnet bleiben. Dies ist insbesondere im Hinblick auf Datenschutzgesetze und die ordnungsgemäße Dokumentation von Geschäftsprozessen relevant.
• Sicherheit: Die Übertragbarkeit von Accounts stellt ein Sicherheitsrisiko dar, da sie möglicherweise unbefugten Personen Zugang zu sensiblen Informationen gewähren könnte. Ein personengebundener Account stellt sicher, dass nur die befugte Person Zugriff hat.
• Integrität des Systems: Durch die Bindung von Accounts an einzelne Personen bleibt die Integrität des gesamten Systems erhalten. Dies verhindert, dass Daten unkontrolliert weitergegeben oder manipuliert werden können.

Ich möchte einen generischen/Funktions-Account erstellen?

Ein generischer Account oder Funktionskonto ist ein Benutzerkonto, das einer Rolle oder Funktion statt einer spezifischen Person zugeordnet ist. Das ist im Zuschussportal nicht erlaubt. Jeder Account muss einer eindeutig identifizierbaren Person zugeordnet sein, um Transparenz und Verantwortung sicherzustellen. Generische Accounts stellen Sicherheitsrisiken dar und die Aktivitäten im Zuschussportal können keiner konkreten Person zugeordnet werden. Daher dürfen ausschließlich personengebunden Accounts verwendet werden.
Deshalb sind auch generische E-Mail-Adressen, wie info@ oder vorstand@ nicht erlaubt.
Siehe auch: Erklärung bei Accountübertragung.

Antragsstellung

Du möchtest einen neuen Antrag stellen?

Melde dich im Zuschussportal an und gehe auf „Neuer Antrag“. Dort findest du die Liste der Antragsarten deines KJRs, SJRs oder BezJrs. Unter „Alle Anträge“ siehst du alle Anträge, die du stellen kannst. Wähle die gewünschte Antragsart und starte den Antrag. Bei Fragen zu Zuschussarten, schaue in die Zuschussrichtlinien oder lasse dich von deinem KJR, SJR oder BezJr beraten. Kontaktdaten und Zuschussrichtlinien findest du auf der Startseite.

Wie kann ich Rückfragen an den KJR, SJR oder BezJr stellen?

Wenn du deinen Antrag noch nicht gespeichert hast, wende dich an deinen KJR, SJR oder BezJr. Kontaktdaten findest du auf der Startseite.
Wenn du deinen Antrag bereits abgegeben hast, kannst du in der Antragsansicht die Kommentarfunktion nutzen.

Wie erfolgen Rückfragen des KJR, SJR oder BezJr an mich als Antragstellende*r?

Rückfragen des KJR, SJR oder BezJr erfolgen über die Kommentarfunktion. Du bekommst in der Regel eine Benachrichtigung per E-Mail.

Kann ich einen Antrag erst mal speichern, ohne ihn abzugeben?

Ja, du kannst die Grunddaten deines Antrags eingeben und bei fehlenden Angaben vorübergehend fiktive Daten verwenden. Unterlagen, die dir noch fehlen, brauchst du nicht hochzuladen. Klicke am Ende des Antrags auf „Speichern“. Der Antrag ist dann gespeichert, aber noch nicht eingereicht. Du kannst ihn später bearbeiten und die fehlenden Unterlagen hinzufügen, bevor du ihn einreichst.

Wie geht es weiter, wenn ich meinen Antrag abgegeben habe?

Der Antrag wird vom KJR, SJR oder BezJr überprüft. Bei Rückfragen bekommst du diese über die Kommentarfunktion per E-Mail. Wenn alles in Ordnung ist, erhältst du den Zuschussbescheid über das Zuschussportal. Die Überweisung erfolgt auf das im Gruppierungsprofil hinterlegte Konto.

Wo sehe ich, welche Anträge meine Gruppierung gestellt hat und wie der Status ist?

Im Menü gibt es den Reiter „Anträge“. Dort findest du alle Anträge deiner Gruppierung mit Statusinformationen. Auch auf der Startseite wird im Bereich „Aktuelle Anträge“ eine kurze Übersicht angezeigt.

Sonstiges

Ich bekomme keine Benachrichtigungen aus dem Zuschussportal.

Gehe in dein Profil auf den Reiter „Benachrichtigungen“ und wähle die Benachrichtigungen aus, die du gerne per E-Mail erhalten möchtest, klicke im Anschluss auf den Button „Speichern“.

Wie kann ich den Support kontaktieren?

Nutze das Feedback-Formular auf jeder Seite oder sende eine E-Mail an deinen KJR, SJR oder BezJR. Die Kontaktdaten findest du auf der Startseite des Portals.

Wie kann ich Feedback geben oder Fehler melden?

Nutze die Feedback-Funktion, um uns dein Feedback mitzuteilen oder Fehler zu melden. Diese Funktion ist unten auf jeder Seite zu finden, sobald du eingeloggt bist.

Ich möchte das Zuschussportal auch für meinen Kreisjugendring nutzen

Wir sind offen und ermöglichen anderen Stadt- und Kreisjugendringen das Zuschussportal auch für ihre Zuschussbearbeitung zu nutzen. Melde dich dazu beim KJR München-Land (), der die Entwicklung koordiniert.

Sind noch Fragen offen geblieben? Dann schaue auf unseren Hilfeseiten nach.